Ghid SSM

Ghid SSM pentru firme

Documente, instruiri, evaluarea riscurilor și pregătirea pentru control ITM: repere practice pentru angajatori din București și Ilfov.

Cere ofertă Calculează prețul

Informațiile sunt orientative și nu înlocuiesc evaluarea concretă a firmei sau consultanța de specialitate. Cerințele aplicabile depind de activitate și de legislația în vigoare.

GHID / 01

Documentele de bază și ce trebuie să reflecte ele în practică.

Ce documente SSM trebuie să aibă o firmă?

Dosarul SSM nu este un set de formulare identic pentru toate firmele. Documentația trebuie să reflecte activitatea efectivă, posturile, echipamentele și riscurile fiecărui punct de lucru.

Începe cu o verificare a documentelor de mai jos. Lista este orientativă: în funcție de activitate pot fi necesare documente suplimentare. Documentația SU/PSI are cerințe distincte și nu înlocuiește documentația SSM.

Repere practice

Evaluarea riscurilor pentru locurile de muncă și planul de prevenire și protecție.
Organizarea activității de prevenire și protecție: decizii, responsabilități și, după caz, contract cu un serviciu extern abilitat.
Instrucțiuni proprii SSM, tematici de instruire și fișe individuale de instruire completate.
Fișe de aptitudine emise de medicina muncii și evidențe ale echipamentului individual de protecție, unde este necesar.
Documente privind verificarea echipamentelor și măsurile pentru primul ajutor, evacuare și pericole grave, după caz.

Verifică dacă documentele descriu situația actuală, nu doar dacă există într-un dosar.

Înapoi la cuprins

GHID / 02

Obligațiile de prevenire nu dispar pentru o echipă mică.

SSM pentru firme cu un singur angajat

O firmă cu un singur salariat are obligații de securitate și sănătate în muncă. Numărul mic de angajați nu elimină evaluarea riscurilor, instruirea sau supravegherea sănătății prin medicina muncii.

Modul de organizare se stabilește în funcție de activitate și de condițiile legale. Angajatorul poate prelua anumite activități de prevenire numai dacă îndeplinește cerințele aplicabile; nu este suficient că firma are puțini angajați.

Repere practice

Identifică postul, sarcinile și condițiile reale de lucru, inclusiv lucrul de acasă, dacă există.
Organizează evaluarea riscurilor și stabilește măsurile necesare înainte de expunerea la riscuri.
Asigură examenul de medicina muncii și instruirea necesară la angajare.
Păstrează evidențele și actualizează-le când se schimbă activitatea sau locul de muncă.

Pentru o firmă mică, documentația poate fi mai simplă, dar trebuie să fie adaptată și completă.

Înapoi la cuprins

GHID / 03

Pregătirea pentru control începe cu condițiile reale de muncă.

Ce verifică ITM la control?

În partea de SSM a unui control, inspectorii pot verifica atât documentele, cât și modul în care sunt aplicate măsurile de prevenire. Un dosar complet nu compensează echipamentele nesigure sau lipsa instruirii.

Documentele solicitate depind de obiectul controlului și de activitatea firmei. Pregătește evidențele actualizate și persoanele care pot explica organizarea activității de prevenire și protecție.

Repere practice

Evaluări de risc și măsuri de prevenire aplicate pentru posturile existente.
Fișe de instruire și fișe de aptitudine pentru lucrători.
Instrucțiuni proprii, responsabilități și organizarea serviciului de prevenire și protecție.
Starea echipamentelor, protecțiile, semnalizarea și utilizarea echipamentului de protecție.
Dovezi privind remedierea măsurilor dispuse la controalele anterioare, dacă există.

Nu completa retroactiv instruiri care nu au avut loc; remediază lipsurile și păstrează dovezi reale.

Înapoi la cuprins

GHID / 04

Cum se calculează abonamentul și ce trebuie clarificat în ofertă.

Cât costă serviciile SSM?

Prețul serviciilor depinde de numărul de angajați, activitate, riscuri, puncte de lucru și serviciile solicitate. Tarifele ACEROSAFE de mai jos sunt baza de calcul a abonamentului lunar.

Înainte de contractare, verifică exact ce include oferta: documentație, instruiri, evaluări, vizite și asistență la control. Clarifică separat medicina muncii și orice prestație suplimentară; nu presupune că toate sunt incluse automat.

Tarifele abonamentului lunar ACEROSAFE
Angajați	Lei / angajat / lună	Dosare SSM/SU
1–3 angajați	20	Conform ofertei
4–10 angajați	18	Gratuite
Peste 10 angajați	12	Gratuite

Repere practice

Comunică numărul de angajați și activitatea efectivă, nu doar codul CAEN.
Precizează câte puncte de lucru există și unde se află.
Spune dacă ai deja documentație sau trebuie întocmită de la început.
Solicită în ofertă lista serviciilor incluse și condițiile de actualizare.

Compară conținutul ofertelor, nu doar prețul pe angajat.

Înapoi la cuprins

Calculează prețul

GHID / 05

De la identificarea pericolelor la măsuri concrete de prevenire.

Ce este evaluarea de risc?

Evaluarea riscurilor identifică pericolele care pot produce accidente sau îmbolnăviri profesionale și stabilește prioritățile de prevenire. Analiza privește lucrătorul, sarcinile, echipamentele și mediul de muncă.

Evaluarea trebuie să corespundă situației reale. Se reanalizează când modificările de activitate, echipamente sau condiții de lucru pot schimba riscurile și în situațiile prevăzute de legislație. Nu este doar un document de obținut o singură dată.

Repere practice

Descrie posturile, operațiunile și echipamentele folosite.
Identifică pericolele: mecanice, electrice, chimice, ergonomice sau alte expuneri specifice.
Stabilește măsuri care combat riscurile la sursă, cu prioritate pentru protecția colectivă.
Include măsurile în planul de prevenire și urmărește aplicarea lor.

O evaluare utilă produce măsuri aplicabile, cu responsabili și termene.

Înapoi la cuprins

GHID / 06

Etapele instruirii și stabilirea unei periodicități potrivite.

Cât de des se face instruirea SSM?

Instruirea SSM cuprinde instruirea introductiv-generală, instruirea la locul de muncă și instruirea periodică. Fiecare etapă are un scop propriu: reguli generale, riscurile postului și actualizarea cunoștințelor.

Periodicitatea nu este identică pentru toate firmele. Intervalul se stabilește în funcție de condițiile de muncă și de cerințele legale, prin instrucțiunile proprii. Instruirea suplimentară poate fi necesară la schimbări de echipamente, proceduri, activitate sau în alte situații prevăzute de norme.

Repere practice

Planifică etapele necesare înainte ca lucrătorul să înceapă activitatea pe post.
Folosește tematici și exemple legate de riscurile reale ale locului de muncă.
Verifică însușirea cunoștințelor și consemnează instruirea în evidențele corespunzătoare.
Stabilește calendarul instruirilor periodice și actualizează-l la schimbările relevante.

O semnătură nu înlocuiește instruirea efectivă și verificarea cunoștințelor.

Înapoi la cuprins

GHID / 07

Rolul angajatorului, al specialiștilor și al lucrătorilor.

Cine răspunde de SSM într-o companie?

Angajatorul are obligația de a asigura securitatea și sănătatea lucrătorilor în toate aspectele legate de muncă. Apelarea la un serviciu extern nu îl exonerează de responsabilitățile prevăzute de lege.

Specialiștii SSM sprijină evaluarea, organizarea și urmărirea măsurilor în limitele atribuțiilor stabilite. Conducătorii locurilor de muncă și lucrătorii au, la rândul lor, obligații privind respectarea instrucțiunilor și folosirea în siguranță a echipamentelor.

Repere practice

Angajatorul alocă resurse și dispune implementarea măsurilor de prevenire.
Persoanele desemnate sau serviciul de prevenire și protecție își exercită atribuțiile stabilite legal.
Conducătorii locurilor de muncă urmăresc aplicarea regulilor și instruirea din responsabilitatea lor.
Lucrătorii respectă instrucțiunile și semnalează imediat pericolele și deficiențele observate.

Externalizarea funcționează când recomandările sunt aplicate efectiv în firmă.

Înapoi la cuprins

GHID / 08

Documentul care transformă evaluarea riscurilor în acțiuni.

Ce este planul de prevenire și protecție?

Planul de prevenire și protecție se bazează pe evaluarea riscurilor și cuprinde măsurile tehnice, organizatorice, igienico-sanitare și de altă natură necesare pentru protejarea lucrătorilor.

Pentru fiecare măsură trebuie să fie clar ce se face, unde, cine răspunde și până când. Planul se revizuiește când condițiile de muncă sau riscurile se modifică și se urmărește până la implementarea măsurilor.

Repere practice

Leagă fiecare măsură de un risc identificat și de locul de muncă vizat.
Descrie concret acțiunea: protecție tehnică, procedură, instruire sau altă măsură adecvată.
Stabilește responsabilii, termenele și resursele necesare.
Păstrează dovezi de realizare și verifică dacă măsura reduce riscul în practică.

Planul nu trebuie doar semnat, ci urmărit și pus în aplicare.

Înapoi la cuprins

GHID / 09

Structura unui dosar digital pentru o firmă mică, folder cu folder.

Exemplu de dosar SSM digital: cum arată concret

Exemplul de mai jos este ilustrativ: o firmă de birou cu 6 angajați și un singur punct de lucru în București. Structura se adaptează activității fiecărei firme, dar logica rămâne aceeași: fiecare document are un loc fix, o dată de actualizare și un responsabil.

Într-un dosar digital, documentele se păstrează în format electronic, organizate pe categorii, cu acces controlat și copii de siguranță. Fișele de instruire pot fi semnate electronic sau scanate după semnare, în funcție de modul de lucru stabilit.

Repere practice

01_Organizare — decizia de organizare a activității SSM, contractul cu serviciul extern, responsabilități.
02_Evaluare_riscuri — evaluarea pe posturi (ex.: „Contabil”, „Agent vânzări”) și planul de prevenire și protecție.
03_Instructiuni_proprii — instrucțiuni pentru lucrul la calculator, deplasări, utilizarea echipamentelor de birou.
04_Instruiri — tematici anuale și câte o fișă individuală de instruire pe angajat (ex.: „Popescu_Ion_fisa_instruire.pdf”).
05_Medicina_muncii — fișele de aptitudine, cu data următorului control evidențiată.
06_SU_PSI — documentația pentru situații de urgență, planuri de evacuare, evidența stingătoarelor.
07_Control_ITM — procese-verbale anterioare și dovezile de remediere.

Un dosar digital bun îți permite să găsești orice document în sub un minut, inclusiv în timpul unui control.

Vezi oferta de digitalizare Înapoi la cuprins

GHID / 10

Informațiile de care avem nevoie ca să calculăm exact abonamentul.

Formularul de cerere: ce date pregătești pentru o ofertă corectă

Cererea de ofertă durează aproximativ un minut. Cu cât datele sunt mai exacte, cu atât oferta este mai precisă și nu mai sunt necesare clarificări ulterioare.

Exemplu de cerere completată: firmă „Exemplu Serv SRL”, 8 angajați, activitate de comerț cu un magazin în Ilfov, serviciu solicitat SSM + SU. Pe baza acestor date, abonamentul se calculează la 18 lei/angajat/lună, adică 144 lei/lună, iar dosarele SSM/SU sunt incluse gratuit.

Repere practice

Numele firmei și persoana de contact.
Telefonul (obligatoriu) și emailul, pentru a primi oferta în scris.
Numărul de angajați, inclusiv cei cu contract part-time.
Serviciul dorit: SSM, SU/PSI, ambele, evaluare de risc sau dosar digital.
Activitatea și numărul de puncte de lucru, menționate în câmpul de mesaj.
Termenele urgente, de exemplu un control ITM anunțat sau o angajare iminentă.

După trimitere, te contactăm în programul de lucru pentru confirmarea detaliilor și oferta finală.

Completează formularul Înapoi la cuprins

GHID / 11

Ordinea practică a pașilor, de la primul angajat la dosarul complet.

Ghid pas cu pas: cum pui în ordine SSM la o firmă nouă

Nu există o „înscriere” unică în SSM. Firma își organizează activitatea de prevenire și protecție înainte ca angajații să înceapă lucrul, iar documentele trebuie să existe înainte de expunerea la riscuri, nu după.

Pașii de mai jos descriu ordinea recomandată. Cerințele exacte depind de activitate, de numărul de lucrători și de legislația în vigoare; pentru SU/PSI există obligații separate.

Repere practice

Pasul 1 — Stabilește modul de organizare a activității SSM: angajator, lucrător desemnat sau serviciu extern de prevenire și protecție.
Pasul 2 — Încheie contractul cu medicina muncii și programează examenul medical la angajare.
Pasul 3 — Realizează evaluarea riscurilor pentru fiecare post și întocmește planul de prevenire și protecție.
Pasul 4 — Elaborează instrucțiunile proprii și tematicile de instruire.
Pasul 5 — Efectuează instruirea introductiv-generală și la locul de muncă, apoi completează fișele individuale.
Pasul 6 — Asigură echipamentul de protecție, semnalizarea și măsurile de prim ajutor, după caz.
Pasul 7 — Organizează documentația SU/PSI și stabilește calendarul de instruiri periodice și reverificări.

Dacă pornești o firmă nouă, poți delega toți acești pași unui serviciu extern și primești dosarul complet.

Oferta pentru firme noi Înapoi la cuprins

Cere ofertă pentru firma ta

Completează datele de mai jos și revenim cu oferta în scris.

Baza legislativă

Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006 și normele metodologice aprobate prin HG nr. 1425/2006. Verifică forma consolidată și modificările aplicabile înainte de luarea unei decizii.

Normele metodologice — Portalul Legislativ

Primește o ofertă pentru firma ta

Răspundem rapid, în programul luni – vineri: 08:00 – 18:00.

Cere ofertă Sună acum